Freitagnachmittag, der Server eines Kunden ist ausgefallen, und der Inhaber des Systemhauses sitzt selbst mit am Problem. Die Akquise, die er sich für diese Woche vorgenommen hatte, rutscht wieder nach hinten. Viele kleinere IT-Dienstleister kennen das: Der Vertrieb ist Chefsache, und der Chef ist meistens mit Technik beschäftigt.
Dazu kommt, dass Systemhäuser und Managed-Service-Anbieter etwas verkaufen, das erst auffällt, wenn es nicht funktioniert. Solange die IT läuft, sieht kaum ein Unternehmen einen Grund, mit einem neuen Dienstleister zu reden. Der Einstieg muss deshalb konkret sein, glaubwürdig und ohne Risiko für den Kunden.
Niemand wechselt gern den IT-Partner
An einem IT-Dienstleister hängen Zugänge, Verträge, Dokumentation und jede Menge Gewohnheit. Ein Wechsel ist aufwendig. Selbst wenn der bisherige Partner nicht überzeugt, bleibt man oft lieber beim Bekannten.
Hinzu kommt, dass IT-Leistungen abstrakt wirken. Mit Begriffen wie Managed Services, Endpoint-Security oder Cloud-Migration können Geschäftsführer kleinerer Unternehmen wenig anfangen. Und einen eigenen Vertrieb haben viele Systemhäuser nicht, die Techniker sind ausgelastet, die Geschäftsführung akquiriert nebenbei.
Wer entscheidet, wenn es keine IT-Leitung gibt?
In Unternehmen mit 20 bis 150 Beschäftigten fehlt oft eine eigene IT-Leitung. Dann entscheidet die Geschäftsführung, manchmal zusammen mit der kaufmännischen Leitung oder jemandem, der die IT „nebenher“ betreut. Für Systemhäuser ist genau das interessant. Der Bedarf ist real, nur hat intern niemand Zeit dafür.
In größeren Unternehmen sind IT-Leitung oder CIO deine Ansprechpartner. Dort geht es eher um Spezialthemen und darum, das interne Team zu entlasten, und die Ansprache darf technischer ausfallen.
Misstrauen gegenüber Mails von Unbekannten
Ausgerechnet im IT-Umfeld sind Empfänger bei unerwarteten E-Mails besonders vorsichtig. Phishing-Schulungen haben ihnen beigebracht, Links von Fremden nicht anzuklicken. Die Kaltmail eines IT-Dienstleisters wirkt deshalb schnell verdächtig. Rechtlich braucht Werbung per E-Mail zudem auch im B2B grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung.
Am Telefon landet man häufig im Vorzimmer oder vor vollen Kalendern, obwohl der Kanal durchaus funktionieren kann. Vor- und Nachteile beschreibt der Ratgeber zur Telefonakquise im B2B. Ein Mailing auf Papier wird dagegen in Ruhe gelesen und landet in keinem Spamfilter. Als erster Schritt, auf den ein Anruf folgen kann, eignet es sich gut.
Vom abstrakten IT-Thema zur konkreten Frage
Ein guter Anlass übersetzt IT in eine Frage, die sich die Geschäftsführung sowieso stellt. Bewährt hat sich ein kurzer IT-Sicherheitscheck: ein paar Fragen zu Backups, Updates, Zugängen und Notfallplan, am Ende eine klare Einschätzung, wo das Unternehmen steht.
Eng damit verwandt ist die persönliche Checkliste, zugeschnitten auf das Unternehmen, mit Punkten, die der Empfänger selbst prüfen kann. Wer dabei auf Lücken stößt, meldet sich eher. Einen anderen Nerv trifft ein Lizenz- und Kostenüberblick, denn viele Unternehmen zahlen für Software, die kaum jemand nutzt. Und wenn der Support für Betriebssysteme oder Serversoftware ausläuft, hast du einen sachlichen, zeitlich begrenzten Anlass.
Verzichte auf Angstmache. Wer sachlich zeigt, dass er sich auskennt, wirkt vertrauenswürdiger als jemand, der vor Cyberangriffen warnt.
Selfmailer, Postkarte, Kurzlink
Für IT-Dienstleister passt der Selfmailer im Faltformat besonders gut. Er hat Platz für eine persönliche Checkliste, die der Empfänger gleich verwenden kann, und bleibt trotzdem kompakt. Ist dein Anlass sehr einfach, etwa die Einladung zu einem 15-Minuten-Gespräch, reicht eine Standard-Postkarte. Ein Pop-up-Mailing lohnt sich eher bei größeren Zielkunden, bei denen ein einzelner Abschluss sehr viel wert ist.
Als Reaktionsweg bietet sich ein kurzer Online-Check oder eine Potenzialanalyse an. Der QR-Code führt zu einem kleinen Fragebogen, dessen Ergebnis ihr dann gemeinsam besprecht. Wer gleich einen Termin will, bucht ihn über den Kalender, wer lieber schriftlich fragt, nutzt ein Kontaktformular.
Manche im IT-Umfeld sehen QR-Codes skeptisch. Ein gut lesbarer Kurzlink mit deinem Domainnamen ist dann die bessere Alternative.
Allein muss die Post nicht stehen. Viele Systemhäuser rufen einige Tage nach der Zustellung an, sofern die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind, oder weisen auf eine Informationsveranstaltung hin. Das Mailing liefert den Bezugspunkt fürs Gespräch. Achte darauf, dass alle Schritte zusammenpassen und der Empfänger nicht unterschiedliche Botschaften bekommt.
Wie Rückmeldungen, Termine und gewonnene Kunden an einem Ort zusammenlaufen, zeigt die Übersicht zur Plattform. Dort siehst du auch, wie sich der Kampagnen-ROI aus den Werten berechnet, die dein Team einträgt.
Ein Rechenbeispiel aus einem Systemhaus
Stell dir Jonas Mertens vor, Geschäftsführer eines IT-Systemhauses. Er bietet Unternehmen mit 20 bis 150 Beschäftigten einen kurzen IT-Sicherheitscheck an, verschickt als Selfmailer mit persönlicher Checkliste.
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Laufzeit | 10 Wochen |
| Mailings | 500 |
| QR-Aufrufe | 72 |
| Gespräche | 46 |
| Termine | 19 |
| Neukunden | 6 |
| Budget | 3.200 € |
| Deckungsbeitrag je Kunde | 3.000 € |
| Kampagnen-ROI | +463 % |
In den Kampagnen-ROI fließen der Deckungsbeitrag der gewonnenen Kunden und die Kampagnenkosten ein, der interne Vertriebsaufwand dagegen nicht. Weitere Beispiele findest du bei den Beispielrechnungen.
So fängst du an
Überleg zuerst, welche Branchen und Unternehmensgrößen du heute am liebsten betreust, und such ähnliche Unternehmen in deiner Region. Bei kleineren Firmen ist dein Ansprechpartner meist die Geschäftsführung. Dann entwickelst du Anlass und Checkliste. Klein und nützlich ist hier besser als umfassend.
Mit Kontaktstoff wird jedes Mailing mit Name, Unternehmen, Botschaft und eigenem QR-Code personalisiert, produziert und verschickt. Blockier dir für die Wochen danach feste Zeiten im Kalender, um Rückmeldungen zu bearbeiten und Status und Erträge im Dashboard zu pflegen. Sonst passiert, was am Freitagnachmittag immer passiert.
Ab wie vielen Neukunden sich deine Kampagne trägt, rechnest du mit der Kalkulationshilfe aus. Weitere Wege der Neukundengewinnung vergleicht der Ratgeber zu Kaltakquise-Methoden. Betreust du vor allem Industriekunden, schau dir auch die Seite zur Neukundengewinnung in der Industrie an.
